Omborddata XO

Personaladministration

Omborddatas personaladministrationspaket arbetar i princip med tre moduler som är länkade med varandra, personkort, AT- journaler och löneberäkning.
Vår senaste produkt, XO- Safety, uppdateras kontinuerligt från ovanstående moduler. Från personkortet hämtas ombordvarande besättning och deras behörigheter och från AT- journaler kontrolleras om någon i den mönstrade besättningen under aktuell dag går i en annan tillfällig befattning.

XO- Personkort

PK-kort med historikGrundmodulen är personkorten som ger underlag för AT-journalsskapandet i form av befattningar, fackavtal, löneavdrag, bankkonto m.m.
Förutom den vanlig informationen om adresser, anhörig, friskintyg, visa m.m. innehåller PK- kortet även register för behörigheter och utbildning.
I personkortet finns även fullständig historik för alla tidigare års tjänstgöring. Historiken uppdaterar även underlaget för Anställningsstatistiken där man i ett sökregister kan välja olika tjänstgöringsformer som t.ex. sjukperioder, kursdagar, semester, tjänstledighet m.m,.
När historiken körs i kontorsversionen visas i samma grafikbild samtliga fartyg inom rederiet som aktuell person tjänstgjort på under valt år.

XO- AT- journal

 

Från personkortet har hämtats information om vilken befattning och vilket fackliga avtal som gäller för vald person. Med detta som underlag sker sedan automatiska beräkningar av arbetstid och intjänande av vederlag i timmar eller dagar. De ingående saldona från föregående månad byggs i automatik på med det nya intjänandet som sedan förs över till nästa månad fram till en månad med avslutsdatum där allt utgående saldo i timmar och dagar i automatik kan begäras omräknat till kontant avräkning.

Arbetstidsinmatning

Inmatning av ordinarie arbetstid görs antingen genom period eller dygnsinmatning. Övertidskomplettering görs sedan kontinuerligt under månaden. Som grund ligger färdiga veckoscheman för olika vaktupplägg. Schemat kan under löpande månad bytas i journalen.
Om inmatad arbetstid orsakat en avvikelse mot vilolagens regler erhålls direkt en varning när journalen stängs. I listformat kan man kontrollera hela besättningen för att få generell information om vilotidsstatus i samtliga journaler.
Vid en hamnstadskontroll kan den internationella blanketten för vilolagskontroll begäras utskriven för alternativa månader och avdelningar. Dessa kontroller och utskrifter kan även göras kontinuerligt under månaden i rederikontorsmiljö.

Under ledighetsperiod kan följande registreras:

Semester, vederlag, väntelön, tjänstledighet, sjukdom, permission, kurser, rederitjänst, resdagar, fackligt arbete m.m. Vid kursregistrering kan även traktamentsalternativ anges varvid automatisk delbeskattning sker vid flerdagsförrättning inom Sverige. Även hanteras milersättning med brytbelopp för beskattning.

Friskintyg, läkarvård, reseräkningar och krigsrisk hanteras i en funktion för Kontant ersättning.
Penninglistor, tele/radio och fritidskassa hanteras i funktionen Kontanta avdrag.

Några av de fackliga avtal som XO idag tolkar är:

För Utefart:

Standard med veckokomp och fast månadsvederlag, Europaavtal med veckoarbetstidsberäkning och på/avmönstrings underlag, Thulelandsavtalet med 14 dags jämn och udda vecka, dagreglerat med alternativt intjänad ledighet.

TAP- avtalet är kopplat till deras kalender och hanterar i automatik kontantövertiden vid mer än 90 tim per vecka för manskap och vissa helger för befäl. Dollarlönen omvandlas i automatik till SEK inför skatteredovisning och rederistödsansökan.

För Färjefart:

Nettoarbetstid med mertidsberäkning, årsarbetstidsavtal för SEKO, 2000- avtalet för Stena med årsarbetstid special för befäl, dagreglerat med faktorintjänande ledighet.

Specialavtal:

XO:s Is- avtal för isbrytare och sjömätare med deras årsarbetstid special som grund.

XO- Lön

Från PK- kort och AT- journal hämtas den information som behövs för en löneberäkning och slutavräkning. Även hanteras två automatiska löneutbetalningar per månad.
Vid acontokörningen ombord skapas ett underlag som innehåller månadens fullständiga journalsunderlag för hela besättningen som sedan via Internet överförs till rederikontoret. På kontoret har man sedan med fartyget identiska lönejournaler och kan efter eventuella justeringar skapa en bankfil för utbetalning via telebank. Denna bankfil kommer att innehålla alla rederiets fartyg som har gjort sin acontokörning.

Tre former av utbetalning hanteras. Svensk och utländsk bankinsättning samt leverantörsbetalning till hemadress.
Vid månadsskiftet ombord skapas i automatik ett underlag för överföring till rederikontoret. Efter inläsning på kontoret finns hela fartygets lämnade månad tillgänglig. Kontoret äger nu den lämnade månaden och fartyget arbetar vidare i den nya aktuella månaden.Ombord kan man nu inte längre göra ändringar i den gamla månaden.
Med erhållet underlag kan rederiet nu göra skatteredovisning med rederistödsansökan och ta fram sitt bokföringsunderlag. Till rederistödsnämnden skapas två Excelblad, en ansökan och ett underlag. Efter hand som rederiet begär skatteredovisning för sina fartyg byggs Excelbladen på med information om varje specifikt fartyg.

Ytterligare funktioner i lönemodulen som kan nämnas är:

Kontantutbetalning av intjänad ledighet, automatisk slutavräkning, engångsbelopp, kontanta ersätttningar och avdrag, penninglistor, m.m.

För TAP- avtalet hanteras Homeallotment, Fixed overtime i automatik. Leavepay kan antingen betalas ut månatligen eller skattas i aktuell månad för ackumulering av nettobeloppet till slutavräkningsmånaden.